מתח דרגות: 38-40 מח"ר

אחוז המשרה: 100%

ממונה ישיר: מנהל תחום בכיר משאבי אנוש, הדרכה ומכרזי כח אדם

תיאור התפקיד

מופקד על מערכת (SAP) מרכבה – נוכחות ESS של כלל עובדי בית הנשיא, לרבות שיוך עובדים להסכמי העבודה במערכת הממוחשבת, ביצוע מעבר עובדים מהסכם להסכם בהתאם לכללים.

מנהל רישום ומעקב של נוכחות עובדים בבית הנשיא, מוודא שהדו"חות מאושרים וחתומים ע"י הממונים ומעביר את הדיווחים לשכר. מנהל קשר רציף עם אגף כספים ומשכורות בכל הנוגע לדוחות הנוכחות של כלל עובדי בית הנשיא.

מופקד על הדרכת העובדים הקיימים והחדשים בנושא דיווחי נוכחות, שימוש במערכת וצורת הדיווח בהתאם להוראות. 

מופקד על ניהול שוטף של מערכת הנוכחות: הגדרת משתמשים, הרשאות, דיווחי אש"ל, שעות נוספות, כוננויות, רכב ונסיעות פרטניות.

מופקד על קיום מעקב ובקרה אחר פרטי העובדים ומתן הודעה לעובדים בנושאים כגון: מעקב ביצוע אחר שעות נוספות ואישורם, ניצול וצבירה של ימי היעדרות כגון: ימי חופשה, ימי בחירה, חופשה מרוכזת, חופשת אבל, חופשת לידה, חופשה ללא תשלום, יציאה בתפקיד, מילואים ועוד. 

מרכז באופן שוטף את כל הטפסים והאישורים המדווחים על ידי העובדים לגבי כל סוגי ההיעדרויות של העובדים ומתייקם בתיק הרלוונטי.

אחראי על בדיקת מאזני היעדרות לעובדים בהתאם לכללים ולהוראות התקשי"ר הכולל: מתן הודעות על אי ניצול ימי החופשה המרביים שהעובד נדרש לנצל בשנה קלנדרית, מתן הודעה על מחיקת ימים שלא נוצלו ועל ביטול ימי חופשה מעבר למכסה המותרת וכיו"ב.

מקיים קשר שוטף, לרבות בכתב עם עובדי ומנהלי בית הנשיא בכל הקשור למעקב נוכחות, היעדרות וכו'.

מפיק דו"חות חודשיים ותקופתיים על-פי דרישות ראש אגף בכיר משאבי אנוש, הדרכה ורווחה. אחריות כוללת לתפעול שוטף של מערכת הנוכחות בתיאום עם המחשוב.

מרכז מכלול הפעולות הקשורות בניהול משאבי אנוש או חלקן, ובכלל זה נושאי פרט- נוכחות, קליטה, קידום, פרישה ונושאי תקינה, ופועל לפי הנחיות התקשי"ר, הנחיות נציבות שירות המדינה, הוראות התקציב, נהלי בית הנשיא והנחיות הממונה הישיר. 

מרכז את כל הפעילות המנהלית בפרויקטים השונים שבאחריות אגף משאבי אנוש הנדרשים לצורך רענון ובדיקה מחודשת המועילה להפחתת בירוקרטיה ולקידום הליכים אסטרטגיים בתחום של ההון האנושי בבית הנשיא.

מקיים מעקב אחר שינויים ועדכונים הקשורים בפרויקטים שבריכוזו כולל יישום ההחלטות וביצוען בפועל, כולל הכנת דוחות, נתונים ודיווח שוטף על התקדמות הפרויקט לגורמים המקצועיים, הכנת מסמכי סטטוס וקבלת הנחיות להמשך הפעילות.

מעדכן מצבת עובדי משרד לרבות שיבוצים, העברות, מינויים בפועל ומילויי מקום, ומוודא קיום ההוראות והכללים בנושא. 

מרכז מעדכן ועורך חישובי ותק לעובדים לצורכי שכר, דמי הבראה, מענק יובל ובודק אישורי השכלה ואישורי מקומות עבודה קודמים, בהתאם לכללים ולהוראות בנושא. 

מרכז את הבקשות לשינויי תקינה ולדרגות אישיות המתקבלות מהיחידות השונות בוחן אותן ושותף בקביעת סדרי העדיפויות בתיאום עם הממונה.

מכין את הבקשות לשינויי תקינה לממונה הישיר ואת הנימוקים לבקשה: תיאורי תפקיד, דרישות תפקיד, מבנה ארגוני ועוד. 

בודק את עדכניותם של תיאורי תפקידים במשרד, ובמקרה הצורך פועל לעדכונם בשיתוף מנהלי היחידות הנוגעת בדבר ובאישור ראש אגף בכיר משאבי אנוש מעדכן את תיאורי תפקיד במידת הצורך והזנתם במערכות הממוחשבות.

מסייע בתהליכי הגיוס והמיון של העובדים בבית הנשיא. 

מסייע בנושאים הקשורים בסיום העסקתם של העובדים ופרישתם לגמלאות, ובכלל זה סיוע בהכנת התיק האישי, דיווחי הפרישה ועוד.

מפעיל מערכות מידע ממוחשבות לניהול משאבי אנוש, מפיק דוחות בהתאם לצורך ומתאם פעולות פיתוח ואחזקה הקשורות במערכות אלה ומסייע בעדכון נתוני העובדים במערכות הממוחשבות ואת השינויים בתנאי העסקתם, דוגמת קידום בדרגות, שינויים בשיבוץ, שינויים בצורת העסקה וכדומה.

מרכז את העבודה על מערכות המידע הממוחשבות השונות באגף משאבי אנוש והפקת דו"חות ביצוע ובקרה.

אחראי על הטמעת מערכת סע"ר באגף משאבי אנוש, כולל בניית ניהול תהליכי עבודה במערכת, ניהול מסמכים, תיוק, מרכז סריקת החומר ותחזוקה השוטפת והטמעת מערכת ארכוב וסריקת תיקים אישיים של עובדי בית הנשיא במרכבה.

מנהל את המערכות הממוחשבות הקיימות באגף משאבי אנוש ומעדכן את הפרסומים בפורטל לעובדים

משתתף בוועדות משרדיות ובין-משרדיות בנושאים הקשורים בתחומי עיסוקו.

מסייע בעבודה השוטפת באגף בתחומי הפרט, התקינה ומבצע משימות נוספות בהתאם לצורך ולדרישות הממונה הישיר ולהנחיית ראש אגף בכיר משאבי אנוש, הדרכה ורווחה.