מתח דרגות: 37-39 מח"ר

אחוז המשרה: 100%

ממונה ישיר: מנהל תחום בכיר משאבי אנוש, הדרכה ומכרזי כח אדם

תיאור התפקיד

מופקד על מערכת (SAP) מרכבה – נוכחות ESS של כלל עובדי בית הנשיא, לרבות שיוך עובדים להסכמי העבודה במערכת הממוחשבת, ביצוע מעבר עובדים מהסכם להסכם בהתאם לכללים.

מנהל רישום ומעקב של נוכחות עובדים בבית הנשיא, מוודא שהדו"חות מאושרים וחתומים ע"י הממונים ומעביר את הדיווחים לשכר. מנהל קשר רציף עם אגף כספים ומשכורות בכל הנוגע לדוחות הנוכחות של כלל עובדי בית הנשיא.

מופקד על הדרכת העובדים הקיימים והחדשים בנושא דיווחי נוכחות, שימוש במערכת וצורת הדיווח בהתאם להוראות. 

מופקד על ניהול שוטף של מערכת הנוכחות: הגדרת משתמשים, הרשאות, דיווחי אש"ל, שעות נוספות, כוננויות, רכב ונסיעות פרטניות.

מופקד על קיום מעקב ובקרה אחר פרטי העובדים ומתן הודעה לעובדים בנושאים כגון: מעקב ביצוע אחר שעות נוספות ואישורם, ניצול וצבירה של ימי היעדרות כגון: ימי חופשה, ימי בחירה, חופשה מרוכזת, חופשת אבל, חופשת לידה, חופשה ללא תשלום, יציאה בתפקיד, מילואים ועוד. 

מרכז באופן שוטף את כל הטפסים והאישורים המדווחים על ידי העובדים לגבי כל סוגי ההיעדרויות של העובדים ומתייקם בתיק הרלוונטי.

אחראי על בדיקת מאזני היעדרות לעובדים בהתאם לכללים ולהוראות התקשי"ר הכולל: מתן הודעות על אי ניצול ימי החופשה המרביים שהעובד נדרש לנצל בשנה קלנדרית, מתן הודעה על מחיקת ימים שלא נוצלו ועל ביטול ימי חופשה מעבר למכסה המותרת וכיו"ב.

מקיים קשר שוטף, לרבות בכתב עם עובדי ומנהלי בית הנשיא בכל הקשור למעקב נוכחות, היעדרות וכו'.

מרכז את הקשר מול חברות העסקה חיצוניות בכל הקשור לשעות העבודה של עובדי חברת העסקה חיצונית בבית הנשיא. מפיק דו"חות חודשיים ותקופתיים על-פי דרישות ראש אגף בכיר משאבי אנוש, הדרכה ורווחה. אחריות כוללת לתפעול שוטף של מערכת הנוכחות בתיאום עם המחשוב.

מסייע בנושאים בתחום הפרט מכלל תחומי הפעילות באגף בכיר משאבי אנוש הדרכה ורווחה, ועל פי הוראות החוק, הוראות התקשי"ר, הודעות נציבות שירות המדינה ונהלי בית הנשיא.

מסייע בתהליכי הגיוס והמיון של העובדים בבית הנשיא. 

מסייע בנושאים הקשורים בסיום העסקתם של העובדים ופרישתם לגמלאות, ובכלל זה סיוע בהכנת התיק האישי, דיווחי הפרישה ועוד.

מסייע בעדכון נתוני העובדים במערכות הממוחשבות ואת השינויים בתנאי העסקתם, דוגמת קידום בדרגות, שינויים בשיבוץ, שינויים בצורת העסקה וכדומה.

מרכז את העבודה על מערכות המידע הממוחשבות השונות באגף משאבי אנוש והפקת דו"חות ביצוע ובקרה.

מסייע בהכנת ועדכון תיאורי תפקיד במידת הצורך והזנתם במערכות הממוחשבות. 

אחראי על הטמעת מערכת סע"ר באגף משאבי אנוש, כולל בניית ניהול תהליכי עבודה במערכת, ניהול מסמכים, תיוק, סריקת החומר ותחזוקה השוטפת והטמעת מערכת ארכוב וסריקת תיקים אישיים של עובדי בית הנשיא במרכבה.

משתתף בוועדות משרדיות ובין-משרדיות בנושאים הקשורים בתחומי עיסוקו.

מבצע משימות נוספות בהתאם לצורך ולדרישות הממונה הישיר ולהנחיית ראש אגף בכיר משאבי אנוש, הדרכה ורווחה.